Vom Worst Case zum Best Case: Sicherheit im Eventdesign

Die Sicherheit einer Veranstaltung soll zuverlässig funktionieren, jedoch das Erlebnis der Gäste möglichst wenig beeinträchtigen. Im Interview erklärt Jens Groskopf von GROSKOPF Consulting, wie Sicherheitsanforderungen frühzeitig in Eventkonzepte integriert werden, wo Veranstalter häufig zu spät reagieren und weshalb klare Entscheidungswege im Ernstfall wichtiger sind als umfangreiche Dokumente.

Ab welchem Zeitpunkt sollte die Sicherheitsplanung Teil der Eventkonzeption sein?

Für mich ist die Sicherheitskonzeption eine Basis für die Eventkonzeption. In dem Moment, an dem ich mein Erlebnis definiere, sollte ich auch die Schutzziele und das Sicherheitsniveau definieren.

Wo liegen die häufigsten Fehler bei Sport- und Entertainment-Veranstaltungen?

Die Veranstaltungssicherheit ist kein Selbstzweck – aber ohne eine solide strukturierte und schutzzielorientierte Sicherheitsarchitektur ist es m.E. nicht möglich, Veranstaltungen mit dem notwendigen Sicherheitsniveau durchzuführen und im Stör- und Krisenfall rechtzeitig und zielgerichtet reagieren zu können. Dies erfordert eine tiefe Integration in die Event-Abläufe. Hier liegen meiner Erfahrung nach die häufigsten Fehler bei Veranstaltungen; sicherlich auch, weil diese Fehler immer erst in einem Ernstfall sichtbar werden.

Wie lassen sich Schutzmassnahmen integrieren, ohne das Besuchererlebnis einzuschränken?

Auch hier spielt der Zeitpunkt wieder eine entscheidende Rolle. Wenn ich frühzeitig weiss, welche Gefahren und Risiken bestehen und welche Schutzziele ich erreichen möchte, können geeignete Sicherheitsmassmassnahmen definiert und konzipiert werden. Diese lassen sich dann so gestalten, dass notwendige Eingriffe in das Erlebnis für die Besuchenden möglichst gering bleiben. Wichtig ist es hier, das Erlebnis und die Sicherheit als Einheit zu verstehen und nicht als gegensätzliche Ziele. Mit diesem Verständnis lassen sich auch die erlebnisorientierten Event-Prozesse schon so anpassen, dass sich Sicherheitsmassnahmen leichter und unbemerkter integrieren lassen.

Wer muss im Krisenfall entscheiden dürfen – und wie werden diese Rollen vorbereitet?

Erstmal ist es wichtig, mir als Veranstalter über Krisenfälle Gedanken zu machen. In meinen Beratungen erlebe ich hier häufig, dass das ein Thema ist, welches gerne hinter anderen verschwindet. Wenn ich eine Vorstellung davon entwickle, was im Ernstfall passieren kann, bin ich auch in der Lage, mir über Entscheidungswege klar zu werden. Ich empfehle hier repräsentative, operative und sicherheitsrelevante Rollen klar voneinander zu trennen und für unterschiedliche Ereignisse eindeutige Entscheidungs- und Eskalationswege festzulegen. Wenn das gegeben ist, lassen sich Reaktionen auf unterschiedliche Szenarien mit den jeweiligen Auswirkungen auf die unterschiedlichen Einflussbereiche entwickeln und alle Beteiligten können sich gut auf ihre jeweilige Rolle vorbereiten.

Welche Bedeutung haben Lagezentren bei Veranstaltungen mit mehreren Spielstätten?

Aus den zahlreichen Erfahrungen mit Multi-Venue-Events kann ich sagen, dass ein übergeordnetes und gemeinsames Lagezentrum ein zentraler Baustein einer guten Sicherheitsarchitektur solcher Veranstaltungen ist. Nur mit einer guten Sicht kann ich meine Veranstaltung dorthin steuern, wo ich sie haben möchte. Und nur wenn ich Störungen in einem geordneten Umfeld frühzeitig erkenne, kann ich gezielt und präventiv reagieren. Hierzu benötige ich ein umfassendes Lagebild über die einzelnen Venues aber auch über die Zusammenhänge. Ein zentraler Punkt hierbei ist, die Veranstaltung als Teil ihres Umfelds zu begreifen und auch alle Einflussfaktoren und Abhängigkeiten (ÖPNV, Individualverkehr, öffentliche Infrastruktur, Parallelveranstaltungen, etc.) einzubeziehen.

Wie verändern Extremwetter, Zufahrtsschutz und komplexere Genehmigungen die Veranstaltungsplanung?

Planungen sind immer das Ergebnis ihrer Herausforderungen. In meinem Verständnis verändert sich die Veranstaltungsplanung im Grundsatz nicht. Es war schon immer wichtig, alle Gefahren und Risiken einzuschätzen und entsprechend damit umzugehen. Richtig ist aber auch, dass es Gefahren gibt, die über die Zeit eine höhere mediale Aufmerksamkeit erlangen. Der Umgang mit dieser medialen Herausforderung ist teilweise sehr schwierig. Hier sehe ich es wichtig, mit der nötigen Souveränität zu agieren und auch gerade Themen wie Extremwetter und Zufahrtsschutz früh und mit entsprechender Tiefe in den Planungen zu berücksichtigen.

Welche Learnings aus der EURO 2024 lassen sich auf kleinere Veranstaltungen übertragen?

Aus meiner Sicht folgen alle Veranstaltungen den gleichen Grundstrukturen. Lediglich die Grösse und Auswirkungen verändern sich. Wenn ich mich innerhalb dieser Strukturen bewege und detaillierte Kenntnis darüber habe, kann ich auch mit den Herausforderungen umgehen. Diese passen sich dann der Grössenordnung der Veranstaltung an.

Aus der EURO 2024 lassen sich aufgrund der Grösse wunderbar die Grundstrukturen eines Multi-Venue-Events ablesen und die unzähligen Zusammenhänge extrahieren. So ist für mich die Umsetzung der Host City Operations Center (HCOC) in jeder Stadt ein struktureller Aspekt, welcher sich auch schon in kleineren Veranstaltungen bewährt hat und mir auch eine gute Grundlage bietet, die richtigen Fragen und Antworten für die Herausforderungen kleinerer Events zu finden.