Digitale Spieltagsorganisation: Wie die ORGA App Prozesse smarter macht

Unsere Innovation

Die ORGA App entstand aus einem Digitalisierungsprojekt mit TecArena+ und Bayer 04 Leverkusen mit dem Ziel, die Prozesse rund um den Spieltag zu optimieren. Aus diesem Vorhaben entwickelte sich ein Tool, das Kommunikation, Organisation und Checklisten-Management vereinfacht. Nach kurzer Zeit schloss sich der FC Bayern München an, was zur Firmengründung und zur Etablierung der App im deutschen Profifußball führte.

Besonderheit der Innovation

Die ORGA App zeichnet sich durch ihre Flexibilität und Eigenregie aus. Kunden können ihre Inhalte selbst verwalten und ihre bestehenden Strukturen nahtlos in die App überführen. Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wird dadurch erleichtert, dass jede Abteilung ihre Prozesse eigenständig organisieren kann. Das intelligente Rechte- und Rollenkonzept sorgt dafür, dass Informationen gezielt ausgespielt werden, sodass eine Überflutung mit unnötigen Daten vermieden wird. Dennoch landen die wichtigsten Informationen, wie sicherheitsrelevante Aufgaben, immer zuverlässig an den richtigen Stellen. Zusätzlich gewährleistet die revisionssichere Dokumentation, dass alle Vorgänge unveränderbar gespeichert und nach der Veranstaltung in einem Prüfbericht festgehalten werden. Dies sichert nicht nur den reibungslosen Ablauf von Veranstaltungen, sondern trägt auch zur langfristigen Digitalisierung und Sicherung des organisatorischen Know-hows bei.

Unser Mehrwert

Die ORGA App kombiniert eine Browseranwendung mit einer mobilen App. Am PC werden die Strukturen, Rollen und Checklisten erstellt, während die Mitarbeitenden die erstellten Checklisten auf ihre mobile Geräten ausgespielt bekommen und deren Abarbeitung dokumentieren können. Durch die zentrale Bündelung aller Prozesse wird eine effizientere Kommunikation ermöglicht, da wichtige Informationen an einem Ort zusammenlaufen. Neben der Veranstaltungsorganisation bietet die App weitere Anwendungsmöglichkeiten. Mit dem Incident Management können etwa ungeplante Vorfälle delegiert und dokumentiert werden sowie die Bearbeitung von Aufgaben zwischen den Veranstaltungen gesteuert werden. Unsere QS-Checks sowie ein revisionssicheres Funkprotokoll runden die Anwendung ab.

Einer unserer größten Trümpfe ist das ORGA App Netzwerk. In unserem jährlichen ORGA App Forum diskutieren wir mit Kunden und Interessenten über die Weiterentwicklung unserer Produkte und fördern den Austausch innerhalb der Community. Das Feedback auf den Foren zeigt die Einzigartigkeit dieser Kundenbeziehungen und des gesamten Netzwerks.

Kosten-/ Nutzenverhältnis

Die ORGA App führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, da Kommunikationswege verkürzt und wiederholende Tätigkeiten vermieden werden. Die Nutzung der App erleichtert zudem die Nachbereitung von Veranstaltungen enorm, da Prüfberichte automatisch erstellt werden, wodurch ein Großteil der Veranstaltungsdokumentation abgeschlossen ist. Nach einem einmaligen Onboarding-Workshop, in dem die Funktionsweise der App erläutert und erste Inhalte eingepflegt werden, ist die Anwendung weitgehend selbsterklärend und erfordert nur minimalen Support. Sie trägt dazu bei, die Prozesse der Veranstaltungsorganisation mitarbeiterunabhängig zu sichern und schrittweise immer weiter zu optimieren. Darüber hinaus trägt die revisionssichere Dokumentation zur Risikominimierung bei, indem sie alle To-Dos lückenlos erfasst und im Schadens- oder Notfall als Nachweis dient. Ein weiterer Vorteil ist die Einsparung von Papier, da viele Organisationen noch mit physischen Listen arbeiten, die durch die App vollständig ersetzt werden können.

Unsere Vision

Die Weiterentwicklung der ORGA App orientiert sich konsequent an den Bedürfnissen unserer Kunden. Ein zentraler Fokus liegt auf der Umsetzung weiterer veranstaltungsspezifischer Prozesse sowie der Integration beteiligter Dienstleister, um die Abläufe noch effizienter zu gestalten. Die Internationalisierung in weitere Ligen und die verstärkte Nutzung durch Stadionbetreiber und Event-Arenen sind ebenfalls naheliegende Schritte.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Ausbau des Incident Managements, um Wartungsprozesse und den Alltagsbetrieb von Stadien besser abzubilden. Auch eine engere Zusammenarbeit zwischen Clubs, Betreibern und Dienstleistern gewinnt an Bedeutung. So könnte die App künftig ermöglichen, dass zwei ORGA App-Kunden, die gegeneinander spielen, gemeinsam an Checklisten arbeiten.

Vor dem Hintergrund der zunehmenden Bedeutung von Künstlicher Intelligenz in der Veranstaltungsbranche und im Smart-Stadium-Bereich, beschäftigen wir uns mit technologischen Weiterentwicklungen wie KI-gestützten Lösungen zur Analyse veranstaltungsrelevanter Kennzahlen, beispielsweise zu Stromverbrauch oder Zugangszahlen. Ziel bleibt es, die ORGA App kontinuierlich praxisnah weiterzuentwickeln und neue Potenziale für unsere Kunden zu erschließen.