Für jede Art von Gästeprogramm gilt die Regel: Eine Einladung muss „persönlich“ und „wichtig“ sein. Voraussetzung für die „persönliche“ Einladung sind die entsprechenden Kontaktdaten, wie auch die Form des Anschreibens: Vermeiden Sie den Charakter eines Serienbriefs und überbringen Sie die Einladung persönlich (oder zumindest per Telefon – dies kann durchaus nach der schriftlichen Einladung erfolgen). 

1)    Wichtigkeit der Einladung

Je attraktiver der (potentieller) Kunde ist, umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass die Einladung nur eine von vielen ist. Die Einladung zur Hospitality-Massnahme steht zudem auch in starker Konkurrenz zu anderen Freizeit- und Berufsverpflichtungen. Wie lässt sich „Wichtigkeit“ erzeugen, um eine möglichst gute Teilnehmerquote zu erreichen?

•    Avisieren Sie möglichst frühzeitig den Termin und lassen Sie diesen bestätigen (ggf. explizit von der Sekretärin bzw. vom Gast selbst).
•    Kommunizieren Sie regelmässig mit Ihrem Kunden (siehe nachfolgender Einladungs-Countdown).
•    Falls dies sachlich gerechtfertigt ist, lassen Sie Ihren Kunden wissen, wie begehrt die Teilnahme an der Hospitality-Massnahme ist. Lassen Sie keinen Zweifel aufkommen, dass es etwas Besonderes ist, genau dieses Spiel (Event) zu besuchen und dafür Karten/Logen zu ergattern. Verweisen Sie etwa auf andere Kunden, die gerne zum Spiel kommen würden.
•    Involvieren Sie persönliche Bezugspersonen des Gastes, insbesondere seine Begleitung. Beispielsweise kann es angebracht sein, die Begleitperson speziell anzurufen/ anzuschreiben und die Freude über die Teilnahme zum Ausdruck zu bringen.

2)     Kontaktfrequenz der Einladung

Als Leitfaden für ein sinnvolles Einladungs-Prozedere soll der 10 Wochen-Countdown dienen:

•    10 Wochen vor Beginn: 1. Einladung
•    8 Wochen vor Beginn: Mündliches/schriftliches Nachfassen
•    6 Wochen vor Beginn: Details nachlegen
•    4 Wochen vor Beginn: Bestätigung
•    2 Wochen vor Beginn: Wichtige Infos
•    2 Tage vor Beginn: Kontakt aufnehmen (letzter Check)

Jeder dieser Einladungsschritte gibt die Möglichkeit zur Intensivierung des Kundenkontaktes, bzw. setzt einen zusätzlichen Verkaufsimpuls.

3)    Begleitperson des Eingeladenen

Ausnahmen bestätigen die Regel, dem Gast grundsätzlich die Möglichkeit zu geben, eine Begleitperson mitzubringen. Dieses finanzielle Investment ist häufig lohnenswert, denn Sie vermeiden Konflikte beim Gast, der sich womöglich sonst zwischen Ihrer Einladung und dem Familienleben bzw. privaten Verpflichtungen entscheiden muss. Zudem wirkt die Begleitperson als positiver Verstärker der Hospitality-Massnahme.

4)    Eine Einladung ist ein Angebot, keine Wunscherfüllung

Formulieren Sie eine Einladung konkret und ohne unnötige Wahlmöglichkeiten; Sie als Gastgeber bestimmen den Ablauf. Wohlgemeinte Optionen stellen sich häufig als Stör- und Stressfaktoren heraus. Insbesondere sollten Sie definieren:

•    Art und Zeitpunkt der Anreise
•    Treffpunkt
•    Programmablauf (insbesondere gemeinsame Aktivitäten wie Essen, Führungen etc.)
•    Ende der Veranstaltung

Natürlich sollte das gesamte Programm-Korsett nicht zu eng sein. Aber durch ein konkretes Angebots fühlt der Gast sich geleitet. Außerdem kann nur durch klare Programm-Eckpunkte ein Gruppenerlebnis entstehen.
Mit Formulierungen wie „um pünktliches Erscheinen wird gebeten“ oder „gemeinsamer Begrüssungscocktail“ kann bereits in der schriftlichen Einladung versucht werden, den Gast zu einem pünktlichen Eintreffen zu animieren.