Veranstaltungen managen.

1) Organisationsstruktur

Eine Veranstaltung hat grundlegend 5 verschiedene Arbeitsbereiche, welche die Leitung, Marketing & Kommunikation, Finanzen, Technik und das Programm umfassen. Den Mitarbeitern muss klar sein, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Damit keine Aufgaben oder Verantwortungen abgeschoben werden, sind Transparenz aller Aufgaben und Zuständigkeiten notwendig. Hier spielen auch Vertretungen für einzelne Aufgabenbereiche eine zentrale Rolle.  

2) Zielgruppen-Definition

Ohne Besucher-Profil keine Medien und keine Sponsoren und ohne diese keine Attraktionen und keine Besucher! Die Zielgruppe wird nicht nur über demographische, geografische und psychografische Merkmale definiert, sondern auch über beobachtbares Kaufverhalten. Erfolgreiche Events sind auf die Zielgruppe massgeschneidert.  

3) Zeit und Planung

Das eigene Event steht in Konkurrenz zu vielen anderen Angeboten, die der Besucher stattdessen nutzen könnte. Daher ist eine frühzeitige Planung unerlässlich, um nicht mit anderen Veranstaltungen zu kollidieren. Verbindliche Meilensteine und eine minutiöse Planung sind die Basis einer erfolgreichen Eventdurchführung.  

4) Behörden, Auflagen, Verträge

Grundsätzlich gilt, Verträge mit allen Beteiligten festzulegen. Der Umgang mit Behörden erfordert viel Geduld, da für alles eine Genehmigung benötigt wird. Besonders bei Künstlern, Polizei, Ordnungsamt, Feuerwehr und Finanzamt.  

5) Location ist mehr als Behausung

Die passende Location ist mit den Event-Zielen abgestimmt und entspricht dem Charakter des Eventkonzepts. Zudem müssen Hardfacts wie Verfügbarkeit, Kapazität, Standort, Infrastruktur und Kosten sowie die Softfacts Image, Funktionalität, Flexibilität und Licht, Materialien entsprechend zum Eventkonzept beachtet werden.  

6) Personal ist die halbe Miete

Freundlichkeit kann man nicht lernen. Das Personal bedarf mehrerer Briefings und eine direkte Aufgabenverteilung. Insbesondere bei Fremdpersonal muss eine klare Führungsstruktur gegeben sein. Dafür sind ein ungehinderter Kommunikationsfluss sowie auch gute Kontrolle notwendig.  

7) Bauten/Technik sind Expertensache

Der Eventmanager recherchiert und delegiert Spezialisten. Besonders in Themen wie Bauten, Ton, Licht, Video, Klima, Wasser, Strom ist in vielerlei Hinsicht grosse Aufmerksamkeit zu schenken.  

8) Catering

Hunger und Durst sind die schlimmsten Erinnerungen, aber manches Event wurde schon „schöngegessen“ und „-getrunken“. Es gibt keine Generalprobe oder eine zweite Chance. Umso genauer das Eventkonzept dem Caterer vorliegt, umso besser kann dieser sich vorbereiten.  

9) Kommunikation

Jedes Event benötigt ein Marketing- und Kommunikationskonzept. Angefangen von der intelligenten Kundenselektion, der einladenden Einladung bis hin zur Kommunikation vor Ort und nach dem Event. Ob medial über Social Media, Newsletter, Gewinnspiele oder Interviews, Live-Berichte und anschliessende Whitepaper – Kommunikation muss in einem Redaktionsplan rechtzeitig geplant werden.

10) Finanzen und Finanzierung

Generell gilt es, eine realistische Einnahme- sowie Kostenplanung und Kontrolle durchzuführen. Dabei sollte das Event nicht von Sponsorings abhängig sein, sondern von diesen unterstützt werden.