pro event strukturiert sich in 8 Wochen-Prozess neu 25.07.2018

Prozesse und Strukturen | Kommunikation und Portfolio

Die Heidelberger Kommunikations-Agentur pro event hat sich im ersten Quartal 2018 für acht Wochen eingeschlossen und fast ausschließlich mit sich selbst beschäftigt. Unter anderem ging es dabei um Prozesse, Strukturen und Digitalisierung ebenso wie um Kommunikation, Portfolio und das Sichtbarmachen bisher unentdeckter Talente im Team. Kurz: Das gesamte Unternehmen wurde einmal auseinander und neu wieder zusammengebaut.

Das Zeitfenster war ganz bewusst gewählt, denn Februar und März waren für pro event erfahrungsgemäß die ruhigsten Monate des Jahres. Seinen Anfang nahm das Ganze im April 2017.

Dort enstand dann der Plan, die Agentur für drei Monate zuzumachen, um sich komplett neu zu sortieren. Helge Thomas, Kreativchef bei pro event: „Wir brauchen eine Art Boxenstopp. Wir müssen die Kiste einmal komplett auseinandernehmen, ein paar neue Teile einbauen und die Flügel flacher stellen“.

Im Frühsommer folgten dann zunächst Einzelgespräche mit dem gesamten Team, um alle mit auf die Reise zu nehmen, und anschließend mehrere Workshops der Geschäftsleitung, bei denen das Trio unter methodischer Begleitung eine Roadmap entwickelte. Beschrieben wird darin der weitere Weg der Agentur bis ins Jahr 2025. Neben einer klaren Vision und einem gemeinsamen Purpose ist das Papier gegliedert in fünf strategische Säulen sowie entsprechende Handlungsfelder.

Im Herbst wurde diese Roadmap dann dem Team vorgestellt und die Kernelemente in einem Open Space Workshop noch einmal hinterfragt und final verortet. Dann begannen die Planungen des „Sabbatical“. Den Entscheidern bei pro event war dabei eine räumliche Trennung vom Agenturgeschäft wichtig. Jörn Huber interpretiert dazu ein berühmtes Zitat von Albert Einstein neu, wenn er sagt „Wir können die Probleme von morgen nicht an den Schreibtischen von gestern lösen.“ Also wurden Räume gesucht, mit ein wenig Glück sogar in Laufentfernung zur Agentur gefunden und für den Zeitraum des Sabbaticals angemietet. Art Direktorin Ann-Marie Falk und Innenarchitektin Florence Thienel sowie ein Team von Schreinern und MitarbeiterInnen aus der Eventproduktion nutzten die Weihnachtsferien, um die eher nüchternen Räume in einem alten Industriegebäude für kreatives Arbeiten umzubauen.

Ende Januar dann der Startschuss. Von der Praktikantin über ProjektmanagerInnen und Kreative bis zum Geschäftsführer waren alle am Start. Auf Augenhöhe und mit großer Leidenschaft, nur unterbrochen von einem täglich gemeinsamen Mittagessen, haben sie acht Wochen lang rund 20 interdisziplinär zusammen gestellten Arbeitsgruppen gewirkt und am Ende ganz konkrete Ideen und Lösungen entwickelt.

„Die Ergebnisse können sich wirklich sehen lassen,“ sagt Geschäftsführer Jörn Huber. „Unser Plan war, neben der inhaltlichen Neuausrichtung, in Zukunft deutlich weniger vorzugeben und stattdessen unsere MitarbeiterInnen viel stärker eigenverantwortlich in die Weiterentwicklung des Unternehmens einzubinden. Letztendlich sind sie die ExpertInnen in ihrem jeweiligen Bereich und wissen am besten, was sich dort verändern muss.“ - „Diese Erkenntnis ist natürlich nicht neu. Vieles davon summiert sich ja gerade unter dem Buzzword ‚New Work‘ und einige sind da sicher auch schon deutlich weiter als wir,“ ergänzt Helge Thomas „aber jedes Unternehmen macht das in seiner Geschwindigkeit und zu seiner Zeit. Unsere ist jetzt.“

Die Ergebnisse sind unter anderem eine neue Agentur-Software, welche bereits im Einsatz ist. Der Umzug aller Daten auf einen eigenen Cloud-Server im benachbarten Rechenzentrum steht kurz bevor. Ein browserbasiertes Intranet und ein Agentur-Wiki zum optimalen Wissenstransfer werden gerade nach den Vorstellungen der entsprechenden Arbeitsgruppe programmiert. Das bisherige Organigramm wurde, nicht zuletzt auf Basis individueller Talentprofile, teilweise neu sortiert und eine neu formierte Führungsriege sowie definierte Experten im Unternehmen werden künftig für bereichsübergreifende Aufgaben wie beispielsweise Talentmanagement, Ressourcensteuerung und das Thema Nachhaltigkeit verantwortlich sein.

Die im Hintergrund schon lange vorbereitete Erweiterung des Portfolios von Live- um den Bereich digitale Kommunikation schließlich markiert die - zumindest nach außen - wichtigste Weiterentwicklung und wird bereits in Kürze sichtbar werden.

All das und noch viel mehr wird nun nach und nach in den Alltag der Agentur integriert. Eine Stabsstelle unter Leitung von Olaf Ginter koordiniert diesen Prozess und passt auf, dass nichts davon im Tagesgeschäft auf die lange Bank geschoben wird. Sogenannte „Pit-Stops“ mit dem gesamten Team sorgen in regelmäßigen Abständen für Transparenz und einen einheitlichen Wissensstand.

“Wir haben das alles natürlich nicht nur für uns gemacht,” betont Geschäftsführer Jörn Huber, “nach den teilweise fundamentalen Veränderungen der letzten Jahre in unserer Branche war dieses Sabbatical gleichermaßen eine Investition in den künftigen Erfolg unserer Kunden.”


Kontakt:
pro event live-communication GmbH 

Romina Parejo Ramon
Im Klingenbühl 1
69123 Heidelberg

Telefon:  +49(0)6221-7 39 02 52
E-Mail: r.parejo-ramon[at]proevent.com 
Web: www.proevent.net

Quelle: pro event