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17.06.2022 // CELUM

Wie man einen Überprüfungs- und Freigabeprozess einrichtet

Möchten Sie einen Freigabeprozess für Ihr Unternehmen einrichten? Fragen Sie sich, wie ein solcher Prozess aussehen sollte? Das ist eine der größten Herausforderungen bei unserer Arbeit, nicht wahr? Manchmal sind einfach zu viele Menschen an dem Prozess beteiligt. Egal, was man tut, jedes Projekt scheint sich ewig hinzuziehen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen genau, wie Sie einen solchen Prozess in Ihrem Marketing-Workflow einrichten können. 

Was ist ein Marketing-Freigabeverfahren?

Der Begriff – Marketing-Freigabeprozess – bezieht sich auf die Strategie, mit der die Konsistenz aller Marketing-Assets sichergestellt wird. 

Der Prozess hilft bei der Koordinierung aller Beteiligten an einem Marketingprojekt und stellt sicher, dass ihre Zusammenarbeit reibungslos verläuft. 

Der Marketingfreigabeprozess geht jedoch über die bloße Überwachung der Freigabe der verschiedenen Inhaltselemente hinaus. Er wird zu einem Repository, in dem Inhaltsersteller, Grafikdesigner, Autoren, Redakteure, Stakeholder und sogar die Geschäftsleitung die Historie der Änderungen, Freigaben, Rückmeldungen, Kommentare und vieles mehr einsehen können. 

Kurz gesagt, es ist der zentrale Knotenpunkt, der alles anzeigt, was mit einem bestimmten Inhaltsprojekt passiert ist, von der Konzeption bis zur endgültigen Freigabe. 

Aber hier stoßen Unternehmen auch auf ein großes Problem mit dem Prozess. 

Denn Sie können den besten Marketing-Freigabeprozess definieren, aber er wird scheitern, wenn Sie nicht die richtige Lösung für seine Implementierung und Verwaltung verwenden. (Mehr dazu und zu der besten Lösung, die Sie verwenden können, erfährst Sie zum Glück gleich).

Was sind die Elemente eines typischen Marketing-Freigabeverfahrens?

FAKT: Ein Freigabe-Workflow mag auf den ersten Blick einfach erscheinen. Es scheint so, als müssten Sie nur festlegen, wer und wann verschiedene Inhalte überprüfen und abzeichnen soll, und schon sind Sie fertig.

Leider ist das nicht ganz so einfach. Zunächst einmal musst du alle Phasen des Inhaltserstellungsprozesses in deiner Organisation identifizieren. 

Hier sind die gängigsten davon. 

Beachten Sie jedoch, dass Sie sie für Ihr Unternehmen definieren und die Liste vielleicht um zusätzliche Schritte erweitern müssen, die Sie in Ihrem Produktionsprozess einbeziehen. 

Im Allgemeinen umfasst ein typischer Prozess zur Erstellung von Inhalten jedoch diese fünf Schritte:

  • Briefing – Hier legen die relevanten Interessengruppen den Umfang des Projekts fest,
  • die Sammlung von Ressourcen konzentriert sich darauf, alles zusammenzutragen, was für die Erstellung des fertigen Inhalts benötigt wird,
  • ein erster Entwurf, der nichts anderes ist als die erste Iteration des fertigen Projekts,
  • Überarbeitungen des Entwurfs, um ihn zu perfektionieren, und
  • der endgültige Entwurf und die Freigabe des Inhalts.

Aber warum müssen Sie herausfinden, wie der Prozess für Ihr Unternehmen aussieht? Die Antwort ist einfach: Weil jede dieser Phasen eine individuelle Freigabe und Freigabe erfordert. Das bedeutet, dass sie zu den zentralen Punkten des gesamten Marketing-Freigabeprozesses werden. 

HINWEIS: Es kann zusätzliche Überprüfungsschritte für verschiedene Stufen geben. 

Zum Beispiel könnten verschiedene Entwürfe die Zustimmung des Rechtsteams erfordern. Möglicherweise müssen Sie Feedback und Freigaben von Fachexperten im Unternehmen einholen, einen Einblick in ein anderes Marketingteam erhalten, falls es ein solches gibt, oder den Inhalt von der Geschäftsleitung überprüfen lassen usw. 

(Unnötig zu erwähnen, dass dies oft die Schritte sind, die zu Verzögerungen bei der Projektgenehmigung führen. Die Ermittlung und Definition von Prozessen für diese Schritte wird diese Engpässe sofort beseitigen).

Weitere Überlegungen zur Definition eines Marketing-Freigabeverfahrens

Bislang haben wir die einzelnen Schritte im Produktionsprozess von Inhalten und die möglicherweise erforderlichen zusätzlichen Freigaben definiert. Um einen soliden Freigabeprozess für das Marketing zu schaffen, müssen Sie auch die folgenden Faktoren berücksichtigen:

  • Alle Beteiligten, die an der Entwicklung der Inhalte beteiligt sind. Die Liste sollte auch Personen umfassen, die keine Inhalte erstellen, aber am Überprüfungsprozess beteiligt sind, z. B. die Geschäftsleitung, Marketingmanager, Social-Media-Manager, Rechtsteams usw. 
  • Die Arten von Inhalten, die Sie produzieren, und die einzelnen Prozesse, die Sie für ihre Erstellung verwenden. 
  • Fachexperten, die Sie in die Erstellung von Inhalten einbeziehen.
  • Wer hat die endgültige Freigabe für jeden Projekttyp. 
  • Typische Projektzeitpläne. 
  • Der Arbeitsablauf in jeder Phase der Inhaltserstellung.
  • Welche Software verwenden Sie für die verschiedenen Elemente des Projekts? (Insbesondere müssen Sie überprüfen, ob das Paket mit der Software für den Freigabeprozess integriert werden kann).

Mit all diesen Informationen können Sie nun ein Freigabeverfahren für Ihr Unternehmen erstellen. 

Und so geht’s. 

4 Schritte zur Entwicklung eines soliden Marketing-Freigabeprozesses

Wenn Sie alle oben genannten Informationen gesammelt haben, haben Sie den größten Teil der Arbeit hinter dich.

Um den Freigabeprozess zu definieren, müssen Sie diese Informationen nun so organisieren, dass Sie festlegen können, wie und wann die verschiedenen Interessengruppen die Inhalte in den verschiedenen Phasen der Produktion prüfen. 

Wir empfehlen Ihnen, dies in 4 Schritten zu tun. 

1. Ermitteln Sie, welche Phasen des Prozesses überprüft werden müssen

Ein Großteil der Informationen, die zur Entwicklung dieses Prozesses erforderlich sind, dreht sich um die Produktion von Inhalten. Sie haben alle Phasen des Inhaltserstellungsprozesses und alle zusätzlichen Elemente, die ihn beeinflussen könnten, definiert. 

Jetzt ist es an der Zeit, damit festzulegen, wann genau Sie Freigaben einholen müssen. 

In der Briefing-Phase benötigen Sie zum Beispiel zwei Freigaben:

  • Die erste billigt die Idee und gibt dem Projekt grünes Licht. 
  • Die andere prüft das eigentliche Briefing und die Projektziele. 

Bei einfacheren Projekten können diese beiden Phasen jedoch in einer einzigen zusammengefasst werden usw. 

TIPP: Sie können diese Freigaben auch in interne (d. h. solche, die nur eine Überprüfung durch das Inhaltserstellungsteam erfordern) und externe (solche, die eine Freigabe durch externe Stakeholder – wie das Führungsteam – erfordern) unterteilen.

2. Bestimmen Sie die wichtigsten Prüfer für jede Phase

Dies ist ein relativ einfacher Schritt, da Sie bereits eine Liste mit allen Beteiligten haben. In diesem Schritt müssen Sie also nur noch festlegen, wer für Freigaben zuständig ist, wann und ob die Person das letzte Wort hat oder nicht. 

Sie können dies ganz einfach tun, indem Sie jeden Prüfer auf der Liste markieren und festlegen, für welche Phase des Prozesses diese Person zuständig ist.

3. Beleuchten Sie den Freigabeprozess mit den wichtigsten Freigabestufen

Hier müssen Sie alles zusammenbringen. Sie haben bereits den Prozess der Inhaltserstellung definiert und die wichtigsten Prüfer ausgewählt. Jetzt müssen Sie beides zusammenführen. Dazu nehmen Sie einfach jede Prüfungsphase in den Prozess der Inhaltsentwicklung auf. 

Anhand unseres Beispiels der Briefing-Phase oben sollte Ihr neuer Prozess zur Entwicklung von Inhalten auch festlegen, wann und von wem Briefs überprüft werden müssen. 

Wir empfehlen auch die Erstellung von Entscheidungschecklisten. Diese Dokumente können den Prüfern mehr Klarheit verschaffen, indem sie aufzeigen, worauf sie bei der Bewertung von Inhalten in verschiedenen Phasen achten sollten. 

Einige weitere Punkte, die zu beachten sind:

  • Priorisierung von Projekten, die gleichzeitig stattfinden und daher möglicherweise gleichzeitig geprüft werden müssen. 
  • Berechtigungen für Inhalte. Es empfiehlt sich, festzulegen, wer Inhalte in den verschiedenen Entwicklungsstadien sehen darf, und sei es nur, um die Möglichkeit zu verringern, zusätzliches, unaufgefordertes Feedback zu erhalten. 
  • Zeitpläne und Fristen für die Erteilung von Freigaben. Manchmal werden Projekte aufgehalten, nur weil jemand sein Feedback nicht rechtzeitig abgegeben hat. Wenn Sie aber keine Fristen festgelegt haben, ist sich die Person möglicherweise nicht bewusst, dass sie das Projekt verzögert. Die Festlegung von Fristen für das Feedback wird den Prozess erheblich beschleunigen und zu weniger Verzögerungen führen.

TIPP: Sie können auch Feedback-Erinnerungen in Ihrer Online-Proofing-Software erstellen, um die Prüfer an die Frist zu erinnern. 

4. Einrichtung einer Online-Proofing-Software zur Verwaltung des Prozesses

FAKT: Die Software ist eines der zentralen und wichtigsten Elemente des Prozesses. Schließlich ist es praktisch unmöglich, ihn manuell zu verwalten. Daher sollten Sie als letzten Schritt eine spezielle Online-Proofing-Lösung implementieren. 

CELUM, unsere Online-Proofing-Plattform, bietet alle Funktionen, die Sie brauchen, um die Freigabe von Inhalten zu beschleunigen und den Freigabeprozess zu verwalten. 

Mit CELUM können Sie:

  • den gesamten Marketing-Freigabeprozess einrichten, 
  • Feedback über den gesamten Prozess der Inhaltserstellung sammeln und verwalten, 
  • fortschrittliche Markierungswerkzeuge verwenden, um verschiedene Dateiformate, einschließlich Bilder und Videos, mit Anmerkungen zu versehen.
  • das Kanban-Board zur Verwaltung des gesamten Prozesses verwenden, 
  • Revisionen vergleiche und die gesamte Änderungshistorie pro Datei einsehen, 
  • auf alle Content-Marketing-Assets von einem zentralen Ort aus zugreifen, 
  • und vieles mehr.

Bildquelle: Celum GmbH

Kontakt

CELUM GmbH
Isabel Stingl (Events & Communications Manager)
E-Mail: isabel.stingl@celum.com
Web: celum.com

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