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16.07.2020 // app squared

VOTINGS.APP – neues Abstimmungs-Tool mit umfangreichen Funktionen

In den letzten Wochen haben Unternehmen gezeigt, dass sie in Sachen Digitalisierung einen großen Schritt vorangehen möchten. Die Bereitschaft zum Umdenken ist da und aufgrund der aktuellen Lage auch notwendig. Mit einem geeigneten Tool können Unternehmen - bei weiterhin bestehenden Beschränkungen der Versammlungsmöglichkeiten, aber auch danach - erforderliche Beschlüsse digital im Rahmen Ihrer alltäglichen Prozesse fassen und so effektiv und handlungsfähig bleiben.

Unsere neue VOTINGS.APP kann jegliche Art von Abstimmungen und Umfragen flexibel, ohne physische Präsenz und sofern notwendig, revisionssicher abbilden. Von betriebsinternen Umfragen über gesellschaftsrelevante Beschlüsse bis hin zu Teamarbeit und Projektsteuerung – all dies wird durch das neue Produktivitätstool erleichtert. Die VOTINGS.APP richtete sich dabei an Unternehmen, Verbände, Vereine, sowie Teams oder Arbeitsgruppen. Hierbei ist wichtig zu wissen, dass sämtliche Einstellungen für eine Abstimmung/ Umfrage im sogenannten Application-Management-System (AMS) am PC- Bildschirm und nicht in der App erfolgen. „Wir gehen davon aus, dass die Zielgruppe, die wir ansprechen wollen, im Office am PC sitzt. Abstimmungen und Umfragen mit den dazugehörigen Details müssen somit nicht an einem kleinen Gerät umständlich eingegeben werden, sondern können komfortabel am PC erfasst werden. Wir haben allerdings schon für eine der nächsten Versionen ein „Mini-AMS“ in Planung, welches die wichtigsten Funktionen auch über die App direkt verwalten kann. Unsere Zielgruppe kann aber viele Details zu jeder Umfrage/Abstimmung eingeben und diverse Einstellungen vornehmen und daher fanden wir ein Handling am PC sinnvoller.“ so Stephanie Apel, Head of Marketing & Communication bei der app squared GmbH.

Die Nutzung startet mit einer Workspace-Registrierung durch den zukünftigen Administrator (bspw. die Teamassistenz oder Projektleiter m/w/d) auf der Website https://www.votings.app. Danach können alle anstehenden Abstimmungen und Umfragen im AMS am Desktop vorbereitet werden. Der Administrator kann zunächst einen Willkommenstext über das Dashboard eingeben, der in der App dann für alle User sichtbar ist. Bspw kann hier erläutert werden, warum nun Abstimmungen über das Tool gemacht werden oder die nächsten Projekte vorgestellt werden. Das Einfügen eines Header-Bildes hilft die Unternehmens-CI zu unterstreichen. Den News-Bereich kann man verwenden um User über laufende Neuerungen zu beispielsweise Projekten, Entscheidung uvm. zu informieren. Die neueste News erscheint dann in der App im Bereich „Aktuelles" ganz oben.

In einem nächsten Schritt müssen nun die Benutzer - also die Abstimmenden - in den Workspace eingeladen werden. Dafür erfasst der Administrator im Bereich „Benutzer“ die Personen, welche möglicherweise an einer Umfrage/Abstimmung teilnehmen sollen. Hierbei ist es wichtig zu wissen, dass man hier bereits Benutzer erfassen kann, die vielleicht noch nicht an der ersten Abstimmung teilnehmen sollen, aber beispielsweise an der zweiten oder dritten. Denn zu jeder neu erfassten Abstimmung werden die gewünschten Benutzer zugeordnet. Es schadet also nicht, bereits alle Mitarbeiter eines Unternehmens zu erfassen und zu dem Workspace einzuladen. Die tatsächliche Zuordnung zu einer Abstimmung erfolgt erst später in einem weiteren Schritt. Um die ganze Zuordnung zu vereinfachen, kann man von vornherein Benutzergruppen (also bspw. Mitarbeiter, Gesellschafter, Projekt-Team A, Verbandsausschuss B etc.) festlegen und diesen Gruppen einzelne Personen zuordnen. Somit lässt sich in einem Schwung eine große Anzahl an Benutzern zu einer Abstimmung hinzufügen.

Sobald man einen Benutzer erfasst hat, wird dieser per Mail darüber benachrichtigt, dass er in den Workspace eingeladen wurde und erhält dann per Einladungs-Mail einen Link, über den er sein Passwort für seinen Zugang in die App festlegt. Beim Erfassen eines Benutzers kann durch den Administrator auch direkt vermerkt werden, ob dieser beispielsweise als 2. Admin das AMS bedienen darf. Bei der Festlegung der Stimmengewichtung kann jedem zur Abstimmung Berechtigten eine individuelle Anzahl an Stimmen zugewiesen werden. Somit können auch die Stimmrechte in einer Gesellschafterversammlung abgebildet werden. Zusätzlich wird auch bei jeder Zuordnung eines Benutzers nochmals die Stimmenanzahl für diese konkrete Abstimmung abgefragt. Somit ist gesichert, dass die bei dem Benutzer hinterlegte Stimmenanzahl nicht von vornherein starr ist, sondern ggf. angepasst werden kann. Ein Geschäftsbeschluss kann auf diese Weise mit der notwendigen Stimmenverteilung erfolgen, aber eine Alltags-Abstimmung mit jeweils gleichen Stimmengewichtungen. Attraktiv ist die Möglichkeit von vornherein festlegen zu können, ob die Abstimmung öffentlich oder geheim ist und ob die Ergebnisse laufend, am Ende oder garnicht öffentlich einsehbar sein sollen.

Die Vertreterregelung oder Archiv-Funktion sind weitere nützliche Komponenten im AMS. Ob geheime oder offene Vorhaben, zeitgesteuerte oder Live-Umfragen, einfache Ja/Nein-Abstimmungen oder Bewertung mit Sternen, Punkten oder Zahlen, Single- oder Multiple-Choice - die Möglichkeiten sind vielfältig und können im AMS durch den Administrator einfach und schnell angepasst werden. Abstimmungsbezogene Dokumente finden ihren Platz direkt in der jeweiligen Abstimmung und können von den Abstimmenden (Benutzern) direkt in der App eingesehen werden. Damit die Benutzer abstimmen können, laden sie sich die VOTINGS.APP aus dem Appstore, loggen sich mit den vorher generierten Log-in-Daten ein und finden dann in der App die Bereiche Aktuelle Abstimmungen, kommende Abstimmungen als auch Archiv. Die Benutzer sehen jeweils nur die Abstimmungen zu denen sie zugeordnet wurden und abstimmen dürfen. Das Handling in der App direkt, ist für die Benutzer intuitiv und einfach. Mit wenigen Klicks sind die Stimmen abgegeben als auch die Ergebnisse eingesehen. Die jeweiligen Benutzer für eine Abstimmung können und sollten vom Administrator per appseitiger Pushnachricht über neue Abstimmungen oder Beendigung dieser informiert werden. Der Versand der Pushnachrichten kann an einzelne Benutzer oder ganze Gruppen zu einem bestimmten Zeitpunkt oder sofort mit einem individuellen Text von 140 Zeichen versendet werden.

Um eine Revisionssicherheit - also eine Abänderung der Daten im Nachhinein bzw. während der Abstimmung - zu gewährleisten, ist eine Änderung der Abstimmungsdaten und -teilnehmer, sobald die Abstimmung begonnen hat, systemseitig nicht mehr möglich. Es wird aber auch die Möglichkeit eingeräumt, nach dem Start einer Abstimmung, Änderungen vorzunehmen, allerdings dann mit dem Hinweis und Vermerk, dass dann die Revisionssicherheit nicht mehr gegeben ist.

Bisher werden digitale Abstimmungen oft per Mail oder Excelliste durchgeführt und eine umständliche und häufig auch fehleranfällige Auszählung führt dann erst zum Ergebnis. Unternehmen verzichten sogar auf Abstimmungen unter der Belegschaft und den Stakeholdern, weil die Umsetzung zu umständlich wäre. Das Produktivitätstool der app squared GmbH kann hier positiv unterstützen und auf einfache und effektive Weise neue Prozesse und Möglichkeiten anstoßen.

Das Tool bietet zu Beginn eine 14-tägige kostenfreie Version mit erweitertem Funktionsumfang der Standard-Variante um auch sonst kostenfplichtige Funktionen zu testen. Entscheidet man sich nach Ablauf der 14 Tage für ein kostenloses Abo, wird nur noch ein eingeschränkter Funktionsumfang zur Verfügung stehen. Als kostenpflichtige Variante gibt es das Standard-, Premium- oder das Ultimate-Paket.

Für gesetzlich vorgeschriebene Veranstaltungen wie eine Hauptversammlung von AG ́s, entwickelt app squared gerade eine Erweiterung ihrer VOTINGS.APP, die auch dieses Szenario mit allen gesetzlichen Vorgaben, ohne physische Präsenz, abbilden kann.

Die VOTINGS.APP ist für iOS, padOS & Android in den App Stores verfügbar. Das Verwaltungstool wird über einen Log-in-Zugang über den Browser am Desktop unter https://ams.votings.app erreicht.

App-Download unter https://apps.apple.com/us/app/id1515927939 oder https://play.google.com/store/apps/details?id=app.votings.android

Über app squared

Mit mehr als 5 Jahren Erfahrung in der App-Entwicklung bietet app squared optimale native App-Lösung für Events, Meetings, Messen, Produktvorstellungen, Jahresversammlungen u.v.m. Mit den Features der nativen App-Lösung können vielfältige Anwendungsszenarien abgebildet werden. Und all dies in der unternehmenseigenen CI. Die digitale Transformation bietet Chancen, die app squared aufgreift um nützliche Tools für die digitale Zukunft zu entwickeln.

Bildquellen: app squared

Kontakt

app squared GmbH
Stephanie Apel (Head of Marketing & Communication)
Tel.: +49 160 / 955 89 825
E-Mail: stephanie.apel@app-squared.com 
www.app-squared.com 
Friedrich-Engels-Str. 24
14473 Potsdam

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