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29.07.2020 // Patrick Cotting

Eventwise: Die schweizerische Lösung für physische und hybride Veranstaltungen

Eventmanagement bedeutet bis anhin einen grossen zeitlichen Aufwand: Korrespondenz mit den Gästen führen, den Überblick über die An- und Abmeldungen behalten, Sonderwünsche der Gäste notieren, den Event auswerten und vieles mehr. Aufgrund der aktuellen Entwicklungen rund um Covid-19 kommen nun noch weitere Punkte auf die schier endlos wirkende Liste der To-Do’s dazu. Beispielsweise sicherzustellen, dass die maximale Anzahl an Teilnehmern nicht überschritten wird oder das steigende Bedürfnis nach Online-Veranstaltungen mit Interaktionsmöglichkeiten zu befriedigen. Hier kommt Eventwise ins Spiel. Das in der Schweiz entwickelte und nach ISO27001, ISO14001 und ISO 50001 gehostete Tool unterstützt Sie vor, während und nach jedem Event.

Mit Drag and Drop zu einem professionellen Auftritt

In der Pre-Event Phase braucht es zunächst eine professionelle Website im «look and feel» der Veranstaltung, mit dem Programm, weiteren Informationen und den Anmeldemöglichkeiten. Diese lässt sich im Handumdrehen nach dem intuitiven Drag and Drop Prinzip erstellen. Auch eine unlimitierte Anzahl an E-Mails kann mit Hilfe des Drag and Drop Prinzips erstellt und versendet werden. Auch hier können die Einladung, die Anmeldebestätigung und alle weiteren Mitteilungen an die Gäste im «look and feel» der Veranstaltung einfach erstellt werden. Die XLS-Gästedatenbank kann einfach importiert und nach dem Event wieder exportiert werden. Zudem gibt es die Möglichkeit, diese zu filtern und somit gewisse E-Mails nur an spezifische Gäste zu versenden. Aus Sicherheitsgründen kann die Gästedatenbank nach dem Event anonymisiert werden. Die eingeladenen Gäste können sich ganz einfach mit Hilfe des Anmeldeformulars auf der Website des Events anmelden. Dank Eventwise können Sie Ihren Gästen auch die Möglichkeit geben, eine von Ihnen bestimmte Anzahl von Begleitpersonen mitzubringen. Auf Wunsch können die Aufgaben der Pre-Event Phase nach Ihren Wünschen von Eventwise Mitarbeitern übernommen werden. Diese können auch Schulungsaufgaben für Ihre Mitarbeitenden übernehmen.

Ohne zusätzliche Geräte für verschiedene Workshops einchecken

An Ihrer Veranstaltung checken die Gäste mit ihrem Ticket und dem darauf enthaltenen QR-Code ein. Da es sich bei Eventwise um eine Web-Veranstaltungsplattform handelt, wird zum Scanning kein zusätzliches Gerät benötigt. Einfach mit dem Eventwise-Login auf dem Smartphone, Laptop o.ä. anmelden und mit der Kamera den QR-Code scannen. Sobald der Code gescannt ist, gilt der Gast als eingecheckt und wird im System mitgezählt. Dank dem Tickettyp «Ausweis» hat der Gast durch das Falten des Tickets direkt sein Namensschild dabei. Auch beim Ticket gibt es individuelle Gestaltungsmöglichkeiten. Eine weitere Besonderheit von Eventwise ist die Möglichkeit, den Event in verschiedene Untersessions zu unterteilen. Auch hier können Sie maximale Teilnehmerzahlen definieren und der Gast kann sich beispielsweise für verschiedene Workshops anmelden. Wenn Sie während der Veranstaltung eine Umfrage durchführen oder von den Teilnehmenden Feedbacks einholen möchten, so ist das ebenfalls mit Eventwise möglich. Dasselbe gilt, wenn Sie bereits während der Veranstaltung die vor dem Event erstellte Website mit Fotos aktualisieren möchten. Dann laden Sie diese jeweils einfach auf die Website auf.

Neu mit eigener virtueller Lösung

Der Wunsch vieler Kunden ebenfalls Online Events durchführen zu können und dabei nicht von bekannten, aber teilweise unsicheren internationalen Systemen abhängig zu sein, hat dazu geführt, dass das IT-Team von Eventwise neu eine eigene Lösung anbietet, die über Schweizer Server läuft. Damit lassen sich auch hybride Events nach den höchsten Sicherheitsstandards durchführen.

Eventwise unterstützt auch nach dem Event

Auch Post-Event gibt es viel zu tun und auch da greift Eventwise Ihnen unter die Arme. Follow-Up E-Mails an die Gäste, eine Umfrage zur Auswertung des Events, Statistiken über den Event, all das und noch viel mehr bietet Eventwise. Sparen Sie Zeit und Nerven und wechseln Sie zu Eventwise, der weisen Eventlösung.

Was Sie von Eventwise erhalten

  • Persönliche Eventwise-Plattform
  • Individuelle Benutzerrechte
  • Programm-Website erstellen
  • Einladungs-Emails
  • Ticketverkauf (ab Herbst 2020)
  • Datenbank mit Filterfunktionen
  • Anmeldungsmanagement, für den Event, für Sessions und Workshops
  • Badge mit QR-Code und Scan / automatisches Zählen der Anwesenden
  • Automatischer Anmeldeschluss
  • Fotos auf Website laden
  • Umfragetool für danach und während
  • Virtuelle / hybride Events mit eigenem Videotool
  • E-Mail-System für Follow-Up
  • Bedienungsmanual und FAQ
  • Persönlicher Email Support
  • Persönlicher Telefon Support
  • Schulung (1:1 Webinar)
  • Support vor Ort am Anlass auf Anfrage
  • Nach Wunsch Full Service Paket: Sie schicken Eventwise Ihr Programm, die Einladungstexte, Fotos, Design und Schriftarten und Eventwise erstellt für Sie die Event-Website, die Einladungs-Emails mit Anmeldeoptionen und die Tickets mit QR-Code

Mehr Informationen finden Sie auf: http://www.event-wise.ch

Gratis für ESB-Partner:

1:1 Webinar mit Anna Kramer. Sie wird Ihnen das Tool in allen Einzelheiten gratis erklären. ESB-Partner profitieren ebenfalls von einem Gutschein von CHF 300.- für den ersten Event.

Bildquelle: Eventwise

Kontakt

(c) EPwise AG. Partner und Reseller: CCI Cotting Consulting AG.
Direkte Kontakte für Eventwise:
Dr. Patrick Cotting, patrick.cotting@cci-cotting.com
Anna Kramer, anna.kramer@cci-cotting.com

 

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