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19.04.2021 // Swisscom

Der ROI einer Eventmanagement-Software

Der potenzielle Einsatz einer Event Management Software konfrontiert Unternehmen oftmals mit der Fragestellung, ob der Einsatz einer zusätzlichen Software-Lösung den notwendigen Mehrwert bringt. Dabei stellt sich immer auch die Frage, ob die Herausforderungen im Event Management nicht mit bestehenden Anwendungen gelöst werden können. Dieser Beitrag liefert die wichtigsten Antworten.

Wann benötigen Unternehmen eine Event-Management-Software?

Dabei stellt sich immer auch die Frage, ob die Herausforderungen im Event Management nicht mit bestehenden Anwendungen gelöst werden können.  Es gibt verschiedene Rahmenbedingungen, bei denen der Einsatz einer professionellen Event Management Software einen Vorteil für ein Unternehmen bietet:

  • Das Unternehmen veranstaltet eine Vielzahl an internen und/oder externen Events (Richtwert mehr als 10)
  • Das Unternehmen veranstaltet regelmässig Events mit hohem Besucheraufkommen (Richtwert mehr als 150 Besucher pro Event)
  • Das Unternehmen veranstaltet einen einmaligen Event mit hohem Besucheraufkommen (Richtwert mehr als 150 Besucher) oder gewisser Komplexität in der Eventstruktur

Ist eines der oben genannten Kriterien erfüllt, wird ein professionelles Event Marketing – und damit der Einsatz einer Event Management Software – unumgänglich, unabhängig davon, ob Events für Kundengewinnung, interne Kommunikation oder zu Ausbildungszwecken eingesetzt werden. Sollen analog zum digitalen Marketing, dann auch noch relevante KPIs gemessen und analysiert werden, führt an einer Event Management Software erst recht kein Weg mehr vorbei.

Warum benötigen Unternehmen eine Event-Management-Software?

Der Einsatz einer Event Management Software dient in erster Linie dazu die Effizienz und Messbarkeit der Event-Aktivitäten zu verbessern. Zentral dabei ist, dass die Lösung Event Manager bei der Erreichung ihrer Ziele unterstützt. Die Ziele von Event Managern können je nach Unternehmen unterschiedlich sein. Die folgenden Beispiele geben eine Übersicht von möglichen Zielen des Event Marketings:

  • Kundenbeziehung pflegen, Kundenbindungen erhöhen
  • Aus- und Weiterbildungen
  • Neukundengewinnung oder Verkaufsbeschleunigung
  • Brand Awareness für das Unternehmen oder die Produkte
  • Community Building
  • Umsatz durch Verkauf von Tickets

Der Einsatz einer professionellen Event Management Software unterstützt die Zielerreichung, indem in folgenden Bereichen eine Automatisierung und Professionalisierung erreicht wird.

  1. Höhere Produktivität durch Automatisierungen
  2. Zentralisierung von Event Daten
  3. Übersicht sämtlicher Event Aktivitäten
  4. Analysemöglichkeit der Event Aktivitäten entlang der Event-Erlebniskette
  5. Höhere Abschlussrate (Conversion) bei Anmeldungen

Was sind die Nachteile beim Verzicht auf eine Event-Management-Software?

Unternehmen, welche noch keine professionelle Event Management Software einsetzen, stehen mit bestehenden Applikationen wie CRM, CMS und Newsletter Lösungen vor folgenden Herausforderungen:

  • Der Einsatz verschiedener Lösungen führt zu hohem Zeitaufwand und verhindert eine ganzheitliche Sicht auf die Event Aktivitäten
  • Medienbrüche führen für Teilnehmer zu schlechtem Nutzererlebnis und oftmals zu einer tieferen Conversion Rate
  • Bestehende Lösungen decken nur einen begrenzten Teil der Event-Erlebniskette ab, zum Beispiel Einladung via Newsletter Tool
  • Es können keine Buchungslogiken abgebildet werden
  • Es fehlen integrierte Kommunikationsmöglichkeiten
  • Die Teilnahme muss am Event manuell erfasst werden

Wie hoch ist der «Return on Investment» einer Event Management Plattform?

Zahlt sich der Einsatz einer Event Management Software aus? Diese Frage ist für jede Organisation individuell zu beantworten und hängt von den individuellen Zielsetzungen ab. Gewiss lassen sich einige Vorteile einer Event Management Software nur schwer monetär messen. Mit der verbesserten Produktivität durch Automatisierungen und damit die Kosteneinsparung für ein Unternehmen lässt sich jedoch einen "Return on Investment" mit folgender Formel berechnen:

Gesamtkosten für Software Nutzung

Sämtliche Kosten, welche aufgrund der Nutzung einer Event Management Software anfallen. Dazu können neben Lizenzkosten auch einmalige Implementierungskosten gezählt werden.

Einsparungen von Personalaufwand

Aufgrund von Automatisierungen und Vorkonfigurationen lässt sich Zeit in Form von Personalaufwand einsparen.Der Personalaufwand wird durch Automatisierungen einer Event Management Software je nach Anzahl Teilnehmer zwischen 50%-85% reduziert.

Einsparungen Lizenzkosten Umsysteme

Allenfalls werden Systeme eingesetzt, welche aufgrund einer ganzheitlichen Event Management Lösung nicht mehr zum Einsatz kommen und somit eingespart werden können.

Daraus lässt sich die folgende Formel anwenden:

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Ein Beispiel:

Die Nutzung einer Event Management Software kostet ein Unternehmen CHF 5'000.- pro Jahr. Mit fünf Veranstaltungen à 500 Personen spart das Unternehmen dank dem Einsatz der Event Software CHF 7'000.- an Personalkosten pro Jahr. Zusätzlich benötigt es Umsysteme im Wert von CHF 1'000.- nicht mehr. Das Beispiel ergibt folgender ROI:

ROI = (3000 / 8000 * 100)*(8000 / 5000) = 60%

Mit dem Einsatz einer Event Management Software lässt sich an diesem Beispiel einen ROI von +60% erzielen.

Der ROI am Beispiel von Zoon

Durch zahlreiche Automatisierungen und integrierten Kommunikationsmöglichkeiten lässt sich mit Zoon die Produktivität im Vergleich zu einer Organisation mit konventionellen Methoden mit um bis zu 86% verbessern.

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Der Break-Even wird in diesem Beispiel bereits bei 125 Teilnehmern erreicht. Fazit: Je mehr Teilnehmer ein Event hat, desto stärker lässt sich die Produktivität mit einer Event Management Software steigern.

Hier können Sie Zoon für die eigene Event-Organisation prüfen.

Bildquellen: Swisscom AG

Kontakt

Swisscom Broadcast AG
Marc Blindenbacher (Head of Events Data)
E-Mail: marc.blindenbacher@swisscom.com
Web: www.swisscom.ch

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