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30.04.2020 // Alexander Klöpfer

app squared: Konferenz App für Veranstaltungen im virtuellen Raum

Oliver Apel, CTO von app squared im Interview mit dem ESB Marketing Netzwerk.

ESB: Events können im Moment nicht stattfinden. Wie sollten Anbieter reagieren?

Oliver Apel: Das Thema Digitale Transformation ist ja bereits seit längerem in aller Munde und bekommt nun durch die aktuelle Situation einen mächtigen Schub. Unternehmen sollten nun langfristig umdenken und virtuelle Möglichkeiten schaffen - für Events, Meetings, Konferenzen etc. Ein virtueller Raum ist hierfür ideal - woran es oft noch mangelt sind die Ideen zur Umsetzung und zur Emotionalisierung. Oft fehlt auch der Mut einfach mal was Neues auszuprobieren. Wir müssen uns wohl aber für eine Weile und vielleicht auch dauerhaft von unseren alten Vorstellungen lösen.

ESB: Was bedeutet denn veranstalten in einem „virtuellen Raum“?

Oliver Apel: Zunächst muss klar sein, dass mit „virtuellem Raum“ kein durch eine VR-Brille sichtbarer Raum oder sogar ein Holodeck gemeint sind. Es geht hier vielmehr um eine Ansammlung aller relevanten Informationen zu einem Thema an einer Stelle. Dazu gehören nicht nur Livestreams, sondern auch PDF-Dokumente, Prospekte, White-Paper, weiterführende Links, parallele Panels etc. Gleichzeitig können Räume für Partner, Sponsoren und Aussteller „öffnen“ und jeder Raum ist optisch gestaltbar durch Anpassungen am Hintergrund, der Farbe und Einbindung des Logos. Als Raum ist hier immer ein Bereich zu verstehen, der bestimmte Themen bietet. In unserer App-Lösung können verschiedener dieser Bereiche parallel laufen.

ESB: Wo genau liegen die Vorteileeiner App für Veranstaltungen?

Oliver Apel: Ich sehe die Vorteile vor allem in den geringeren Kosten und der Nachhaltigkeit. Es liegt alles digital vor, kein Papier wird verschwendet. Kosten für Locations, Verköstigung etc. werden geringer bzw. fallen weg und die Inhalte stehen auch im Nachhinein noch zur Verfügung, wenn der Veranstalter dies wünscht. Besonders wichtig ist bei der ganzen Sache die Choreographie eines Events - wann stelle ich welche Informationen in der App zur Verfügung - Stichwort zeitgesteuerte digitale Inhalte -, wie moderiere ich durch das virtuelle Event, setze ich Pausen an etc.

Um die persönliche Note beizubehalten, könnte man auch postalisch vorab an die Teilnehmer eine kleine Süßigkeit versenden, die man dann in einer gemeinsamen Kaffeepause genießt. Der Speaker kann anregen, daß sich die Teilnehmer im Chat zu einem bestimmten Thema oder einer bestimmten Aufgabe austauschen sollen - vielleicht sogar in bereits vorher festgelegten Gruppen. Man kann also hier viel spielen.

ESB: Für welche Eventformate ist Ihre App-Lösung geeignet?

Oliver Apel: Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Die Einsatzmöglichkeit reicht von Meet-up über Konferenz bis hin zur Tagung, Hausmesse oder Jahreshauptversammlung. Auch Preisverleihungen oder Produktvorstellungen, Wahlen oder Abstimmungen sind Szenarien, die man spielen kann. Natürlich ist diese App auch als internes Kommunikationstool in mittleren bis großen Unternehmen denkbar.

ESB: Wie kann die „virtuelle Konferenz App“ den Wunsch nach Interaktion und Vernetzung abbilden?

Oliver Apel: Der „digitale Handshake“ - wie wir ihn nennen - lässt sich gut und erfolgreich abbilden. Als Teilnehmer fülle ich mein Profil in der App aus, vermerke meine Interessen über ein Auswahlmenü und hinterlegt meine Kontaktdaten. Die Teilnehmer können sich über die Suche oder den Matchmaking-Bereich, wo Interessen gematched werden, finden. Dann können sich die User im 1-to-1 Chat treffen und miteinander kommunizieren. Der Ablauf ist äquivalent zum Kennenlernen am Kaffeetisch oder beim Get-Together an der Bar.

Wie es bei den Teilnehmern rüberkommt, hängt vielfach von der Choreografie des Events ab wie einige Fragen vorher schon erläutert. Ein Speaker kann bspw. auffordern, den Rahmen einer kleinen Kaffeepause zu nutzen um sich mit Teilnehmern über das Profile- und Matchmaking-Tool in der App zu vernetzen und sich auszutauschen. Parallel bietet das Umfrage- und Feedback-Tool eine fundierte Grundlage schnell, effizient und spontan auf Ideen einzugehen. Holt sich der Speaker bspw. während seiner Rede ein just-in-time- Feedback per Umfrage zu einem bestimmten Thema, kann er seinen Inhalt fokussierter beitragen und vielleicht andere Schwerpunkte setzen.

ESB: Welches Medium ist denkbar für solch ein virtuelles Event?

Oliver Apel: Das Medium ist flexibel: Entweder nimmt man direkt an seinem Handy teil oder öffnet die App auf dem iPad. Was vllt. für längere Events komfortabler ist. Über einen AppleTV oder Google ChormeCastStick kann man die Inhalte auf den Flatscreen im Besprechungsraum oder den TV im heimischen Wohnzimmer streamen.

ESB: Was ist mit üblichen Funktionen wie Programm, Einbindung von Partnern, Ticketingbeim Event?

Oliver Apel: Unsere Technik besteht aus Modulen - hier ist alles enthalten. Agenda-Funktion, Partner mit Details und Kontaktmöglichkeiten, Ticketing & Teilnehmer-Management, Allgemeine Informationen, Fotos/Video, Social Wall, Dokumentenmanagement etc. Wir haben für nahezu jeden Zweck ein Modul. Alles ist editierter und zwar just in time (also ohne App-Update). Und wenn etwas fehlt: Der modulare Ansatz erlaubt es, Daten aus nahezu jedem anderen Tool zu übernehmen, solange die API verfügbar ist. Über Webviews ist jeder weitere Dienst - mit responsive Website - einbindbar.

ESB: Wie kann die App bei der Emotionalisierung unterstützen?

Oliver Apel: Da gibt es verschiedene Ansätze. Als allererstes kann die App an die CI des Unternehmens oder des Events angepasst werden. Die Einbindung von Fotos und Videos hilft besondere Momente zu transportieren. Mit Push-Nachrichten kann man die Teilnehmer persönlich und emotional ansprechen. Auch das On- und Offboarding lässt sich so gestalten, daß es einprägend und emotional ist. Der Blick über den Tellerrand ist hier wichtig, um zu den gewohnten Dingen Abstand zu bekommen und neu zu denken.

ESB: Was hat der Kunde schlussendlich an (Mehr-?) Aufwand für die Erstellung und Verwendung einer App? Welchen Vorteil hat er mit der Nutzung der App? Wie kostenintensiv ist das für ihn im Vergleich zum realen Event?

Oliver Apel: Jeder Kunde hat seine eigene App. Wir erstellen diese anhand der Vorgaben des Kunden im Rahmen der technischen Möglichkeiten mit unserem Framework. Unser CMS erlaubt die Steuerung von Inhalten durch den Kunden just-in-time. Der Kunden kann eine enorme Kostenersparnis durch die off-site Produktion erzielen - kein Hotel, keine Anreise, kleineres Orga- Team. Die App steht als Mietvariante zur Verfügung - als sogenannte Software-as-a-Service- Lösung, die die komplette Pflege der App systemseitig beinhaltet. Ob eine Nutzung für eine Veranstaltung oder eine Dauernutzung - wir können es einrichten, wie der Kunde es mag.

Mehr Produkt-Informationen unter www.virtuelle-konferenz.app
Nächster App-Talk am 07. Mai 20 um 14:30.
Anmeldung hier: www.virtuelle-konferenz.app/anmeldung

Kontakt

app squared GmbH
Oliver Apel
E-Mail: Oliver.apel@app-squared.com
www.app-squared.com

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