Herausforderungen und Lösungen bei der Systemintegration im Einkauf

Marken managen.

Unstrukturierte Kundenanfragen und manuelle Prozesse stellten eine Herausforderung für ein Unternehmen aus dem Beschaffungssektor dar. Um die Effizienz zu steigern, hat Provendor in Zusammenarbeit mit atlantis dx eine Lösung implementiert, die die Auftragserstellung automatisiert und Datenfehler minimiert. Die Lösung ermöglicht eine nahtlose Integration bestehender Systeme und reduziert den manuellen Aufwand. Das Ergebnis ist eine zukunftssichere Systemarchitektur, die den Weg für intelligente Prozessoptimierung und KI-Technologien ebnet.

Ausgangslage:

Die Provendor GmbH, ein Full-Service-Einkaufsdienstleister, stand vor der Aufgabe, ihr One-Vendor-Prinzip effizienter und skalierbarer zu gestalten. Als alleiniger Ansprechpartner für die gesamte Beschaffung ist die Provendor GmbH vor mehrere Probleme gestossen. Kundenanfragen trafen unstrukturiert in einem zentralen Outlook-Postfach ein. Übertragungen im ERP-System erfolgten manuell und Artikelinformationen waren häufig unvollständig. Die Optimierung dieser Prozesspunkte stand im Fokus von atlantis dx.

Projektziele:

Ziel der ersten Projektphase war die Identifikation und Priorisierung von Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzialen in den bestehenden Prozessen sowie die technische Umsetzung mit geeigneten Tools. Im Fokus standen:

• Reduktion manueller Arbeitsschritte

• Aufbau skalierbarer, digitaler Prozessstrukturen

• Reibungslose Integration bestehender Systeme

Umsetzung der Massnahmen:

• Auswahl und Einführung von Make als zentrale Plattform zur Prozessautomatisierung

• Entwicklung eines modularen Automatisierungsszenarios

• Automatisierte Auftragserstellung

• Digitalisierte Produktrecherche

• Orchestrierung der automatisierten Prozesse

• Einbindung von KI-Bausteinen zur Optimierung der Automatisierung

Praxisbezug:

Nach erfolgreicher Validierung in der Testphase wurde das System live geschaltet. E-Mails im zentralen Postfach lösen nun automatisch die Auftrags- bzw. Angebotserstellung im ERP-System aus – vollständig und ohne Medienbrüche.

Ergebnisse:

Durch die Umsetzung der Automatisierungslösung profitiert die Provendor GmbH von mehreren entscheidenden Vorteilen:

• Deutliche Zeitersparnis durch Wegfall manueller Datenerfassung

• Höherer Automatisierungsgrad sorgt für effizientere Abläufe und weniger Fehler

• Zukunftssichere Systemarchitektur zur einfachen Anbindung weiterer Tools und Prozesse

• Einführung von KI-Technologie als Basis für intelligente, skalierbare Prozessoptimierung

Über atlantis dx:

atlantis dx ist ein IT-Dienstleister mit grosser Erfahrung in der Digitalisierung. 1994 in Hamburg gegründet, realisiert das Unternehmen heute mithilfe agiler Methoden anspruchsvolle Projekte im B2B- und B2C-Umfeld. Mit einem umfangreichen Portfolio in den Bereichen Digital Consulting, E-Commerce, Content Management, CRM, Customer Service, Data Management, Marketing Automation, SEA & SEO, Portale, Workflow Automation und User Experience bietet atlantis dx innovative Lösungen aus einer Hand. Der Dienstleister zeichnet sich neben seiner langjährigen Erfahrung durch ein breit gefächertes Know-how und die Fähigkeit aus, jederzeit den Überblick über verschiedene Geschäftsbereiche und deren Zusammenspiel zu behalten. Dabei steht eines immer im Mittelpunkt: die bestmögliche Digital Experience.

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