Veranstaltungen managen.

5 Tipps zur Umsetzung digitaler Business-Events.

Tipp 1: Weniger ist mehr
Auch wir haben davon geträumt das Event quasi 1:1 virtuell und digital darzustellen. Interaktive Ausstellungsstände, digitales Networking und dieselbe Event-Atmosphäre, nur digital. Achtung! Vieles sieht schön aus, kostet aber viel Zeit und Geld. Virtuelle Dienstleister und Eventanbieter bieten Preise zwischen 4.000 – 40.000 €/CHF an. Da ist für jeden etwas dabei. Unsere Erfahrung zeigt: lieber klein anfangen und aus den Erfahrungen lernen.

Tipp 2: Mehr Zeit einplanen als üblich
Wir haben deutlich über 200 Arbeitsstunden in die Eventvorbereitung investiert. Neue Technik und Tools benötigen viel Einarbeitung, Tests und Korrekturschleifen. Daher beim ersten Event lieber die doppelte Vorbereitung-Zeit einplanen als sonst. Neue Programme und Tools sind aufwändig mit «try and error» zu testen. Das Streaming bzw. die virtuelle Konferenz mit der vorhandenen Event-Struktur zu verknüpfen (Teilnehmermanagement, Datenbanken, Websiten etc.).
Markt-Anbieter empfehlen eine Vorbereitungszeit von 1-3 Monaten. Unsere Erfahrung zeigt, das ist realistisch. Daher lieber auf besondere Extras verzichten und einen grossen Wert auf die Basics legen!

Tipp 3: Die Teilnehmerperspektive ist entscheidend
Die Customer-Journey ist die wichtigste Komponente. Die Umsetzung kann aufwändig und professionell sein, ob das Event ein Erfolg wird, hängt aber von einem positiven Teilnehmer-Erlebnis ab.  Daher stets Feedbacks von Mitarbeitern einholen, die nicht in die Umsetzung involviert sind. Sie stellen die Fragen, an die man als Event-Planer häufig gar nicht denkt. Think outside the box! Und der Kunde hat nun Mal immer Recht.

Tipp 4: Der finanzielle Erfolg kommt später
Kurzfristig kann kein Online-Event die Umsätze von einem Live-Event ersetzen. Die Leistung für Sponsoren und Teilnehmer sinken durch das fehlende Live-Erlebnis und Kontaktmöglichkeiten. Als First-Mover kann man aber viele Sympathien gewinnen. Die Learnings sind zudem ein Investment in die Zukunft, wie auch die digitale Kundenbindung und Netzwerkpflege. Wer Präsenz zeigt, profitiert langfristig.

Tipp 5: Langfristig denken
Aus unserer Perspektive werden Live-Events ohne digitale Angebote in Zukunft nicht mehr auskommen. Daher kann es sich lohnen, in eine digitale Infrastruktur zu investieren, die nicht nur einmalig, sondern auch für andere Online-Angebote verwendet werden kann. Interviews, Podcasts, Webinare basieren auf demselben Prinzip, daher investieren wir

1. in Premium-Accounts im Streaming oder ein eigenes Studio mit Equipment wie Licht, Mikrofon.
2. in Mitarbeiter, die zu Zoom-, Vimeo- oder Webinar-Experten werden.